AFD — Arquivo Fonte de Dados

AFD é a sigla de Arquivo Fonte de Dados. É o arquivo que guarda todas as marcações originais do relógio de ponto, sem edição, e é ele que a fiscalização pede. Quem nunca precisou dele não sabe que existe — e é exatamente aí que mora o risco.

O que é, em uma frase

É o registro bruto: quem marcou, em que data, em que hora, em qual equipamento. Não é o espelho de ponto, não é a folha, não é o relatório bonito do sistema. É o dado como saiu do aparelho, no formato definido pela Portaria 671/2021, alterada pela Portaria 4/2022.

Como se extrai

Pela porta fiscal do equipamento, que é uma saída USB obrigatória no registrador homologado. Espeta-se um pen drive comum e o arquivo é gravado. Não precisa de software pago, não precisa de internet e não precisa de senha nossa — e é assim de propósito: o auditor precisa conseguir coletar sozinho.

O defeito que ninguém vê

A porta fiscal pode parar de funcionar sem dar sinal nenhum. O relógio continua marcando, continua imprimindo o comprovante, continua enviando dados para o sistema. Tudo parece normal. Você descobre quando precisa do arquivo — no fechamento, num acerto ou numa fiscalização.

Por isso testamos a emissão do AFD em toda manutenção e sempre antes de devolver um equipamento consertado. É o item mais fácil de esquecer e o mais caro de descobrir tarde.

Aparelho que não gera AFD

Existe muito equipamento barato à venda que registra horário numa tela e não é REP homologado: não imprime o comprovante do funcionário e não gera o AFD no formato exigido. Ele funciona como relógio e não serve como registrador. Antes de comprar, exija o número de homologação — é o teste mais rápido que existe.

Quando você vai precisar dele

• Fiscalização do trabalho. É o primeiro arquivo pedido.
• Reclamação trabalhista. É o que sustenta a versão da empresa sobre horários.
• Troca de equipamento ou de fornecedor. O histórico do aparelho antigo precisa sair antes de ele ser desligado.
• Auditoria interna ou do contador, quando há divergência entre o marcado e o apurado.

Se o relógio estiver travado, resolva antes

Equipamento com senha de administrador perdida costuma não deixar exportar o AFD. A empresa fica exposta enquanto tudo, aparentemente, funciona. É caso de desbloqueio — e o desbloqueio não apaga registro nenhum.

Guarde o arquivo, não só o relatório

Relatório bonito é conveniência; o AFD é a prova. Vale extrair periodicamente e guardar em lugar seguro, principalmente antes de qualquer mudança de equipamento. Ensinamos a fazer isso no treinamento da instalação — leva menos de um minuto quando se sabe.