Quem é obrigado a ter relógio de ponto

A pergunta chega quase toda semana: "com quantos funcionários eu sou obrigado a ter relógio de ponto?". A resposta curta é mais de 20 empregados no estabelecimento. A resposta útil tem alguns detalhes que mudam a decisão.

O número, e o que ele conta

A obrigação de registrar a jornada vale para o estabelecimento com mais de vinte trabalhadores. Conta por estabelecimento, não pela soma da empresa: duas unidades com quinze pessoas cada não somam trinta para esse fim, mas cada uma responde pelo seu próprio quadro — e a que crescer passa a ser obrigada sozinha.

Abaixo de 20 não é obrigatório, mas

Há ainda dois efeitos práticos que aparecem sempre: atraso e saída antecipada somem no controle informal — cinco minutos por dia por pessoa parecem nada e, em quinze pessoas, viram muitas horas ao longo do ano —, e o acerto fica claro para os dois lados, porque o funcionário passa a ver o próprio saldo.

Prepare-se antes de cruzar a linha

Empresa que passa dos vinte sem controle nenhum precisa montar tudo às pressas e ainda fica com um passado sem registro que ninguém consegue reconstruir. Começar organizado é barato; arrumar depois não é. Se você está em doze, quinze, dezoito pessoas e crescendo, o momento de resolver é agora.

Registrar como? As formas previstas

Existem três tipos de registrador eletrônico reconhecidos pela Portaria 671/2021, alterada pela Portaria 4/2022:

• REP-C — o convencional, o equipamento físico na parede que imprime o comprovante a cada marcação.
• REP-A — o alternativo, previsto em acordo ou convenção coletiva.
• REP-P — o por programa, em software.

Seja qual for, duas exigências não mudam: o funcionário precisa poder comprovar a própria marcação, e o registro original precisa estar disponível em formato íntegro — é o AFD.

O aparelho barato que não serve

Circula muito equipamento que registra horário numa tela e não é REP homologado: não entrega comprovante ao funcionário e não gera AFD no formato exigido. Ele parece resolver e não resolve. Antes de comprar qualquer coisa, exija o número de homologação — é o teste mais rápido para separar registrador de relógio caro com display.

E quem tem gente fora da empresa?

Equipe externa, obra, técnico rodando e vendedor de rua também precisam ter jornada registrada quando a atividade é controlável. O arranjo que costuma funcionar é misto: equipamento fixo na sede para quem trabalha ali e registro por aplicativo para quem está fora, com as duas origens caindo na mesma apuração e no mesmo espelho de ponto. Veja sistema de ponto online.

Por onde começar

1. Conte quantas pessoas há por estabelecimento.
2. Veja em que condição elas trabalham — isso decide entre digital, facial e cartão.
3. Confirme que o equipamento é homologado.
4. Configure jornadas, escalas e feriados antes do primeiro fechamento, não depois.

Ajudamos nos quatro passos, e a instalação inclui cadastro dos funcionários e treinamento de quem vai operar.